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Utilice estos consejos y plantillas para una carta de oferta de asignación por traslado
Una carta de traslado de empleado o carta de oferta de traslado es un documento que se entrega a un empleado que va a ser trasladado a otro departamento, sucursal o ubicación de la misma empresa. Estas cartas no sólo proporcionan a los trasladados una cortesía profesional común en nombre de la empresa, sino que también ofrecen al empleado que se traslada una visión general de lo que puede esperar y de sus ventajas para el proceso. Estas reglas básicas deben proporcionar al empleado que se traslada una comprensión de todos los costes y servicios a los que tiene derecho durante su mudanza.
Lo más probable es que las grandes empresas o las empresas que trasladan a menudo a sus empleados tengan
políticas de reubicación
en su sitio. Suelen ser documentos extensos, de 10 a 30 páginas, que cubren todos los aspectos del protocolo de reubicación. Las empresas que puedan tener este tipo de políticas se basarán en cartas y correos electrónicos de oferta de reubicación personalizados para cada empleado que esté dispuesto a hacerlo.
A continuación le ofrecemos algunos consejos para redactar cartas de oferta de reubicación de empleados, junto con un ejemplo de formato básico de carta de oferta.
Consejo 1: Identifique el motivo de la oferta de traslado
Aunque lo más probable es que el empleado lo entienda, en la carta de oferta deberá explicar por qué, cómo y cuándo se le trasladará. Esto ayudará a llevar un registro y proporcionará al empleado una visión en profundidad de por qué su puesto es necesario en la nueva ubicación.
Dar una explicación específica por escrito al empleado que se traslada puede ayudar a demostrarle que usted se preocupa por él. Esto también le quitará estrés a su Departamento de RRHH porque los empleados conocerán todos los detalles de por qué se les ofrecerá la reubicación. De este modo, se prepara el terreno para que todo vaya sobre ruedas desde el principio.
Consejo 2: Indique la(s) fecha(s) exacta(s) de entrada en vigor de la transferencia
Las empresas no pueden esperar que un empleado se traslade al día siguiente; sin embargo, tampoco debe depender enteramente del empleado cuándo se producirá el traslado. Fijar fechas y plazos realistas para que el empleado se traslade y se instale es vital para garantizar un traslado sin contratiempos.
También debe indicarse en esta fase de la carta durante cuánto tiempo puede el empleado acogerse a las prestaciones por traslado. Por ejemplo, muchas empresas permitirán a los empleados un número X de días o meses para utilizar la política de reubicación a corto plazo indicada en la carta de traslado. Hay muchas variables que entran en juego cuando un empleado intenta trasladarse fuera del estado.
Consejo 3: Proporcione nombres e información de contacto
Es probable que el empleado que se traslada esté nervioso, pero entusiasmado por asumir el nuevo papel en la empresa. Es una buena idea proporcionar al empleado el nombre y la información de contacto directa de la persona a la que va a rendir cuentas. De este modo, el empleado tendrá la oportunidad de ponerse en contacto con el jefe si tiene alguna pregunta o duda sobre su nuevo puesto. También da al empleado la oportunidad de comunicar a su nuevo jefe si hay algún obstáculo en el proceso de traslado.
A la inversa, también puede ser una buena idea instar al nuevo jefe a que se ponga en contacto directo con el empleado. Esta comunicación permitirá al gestor comunicar al empleado trasladado cualquier información necesaria.
Consejo 4: Anote todos los detalles del nuevo trabajo del empleado
El empleado debe estar bien informado sobre este paso, pero para cubrir a la empresa y al empleado es una buena idea enumerar todas las expectativas, requisitos, salarios (incluidas las bonificaciones), beneficios y cualquier otra cosa que vaya a ser diferente para el empleado una vez que se traslade. De este modo, ambas partes dispondrán de documentación en caso de que surja algún problema después del traslado. Ser muy claro en esta fase ayuda a resolver cualquier fallo de comunicación posterior.
Utilice este ejemplo de carta de traspaso de empleado
[Date]
[Sender’s Name]
[Sender’s Address]
Estimado [Recipient’s Name],
Estamos satisfechos con el trabajo que has realizado con nosotros hasta ahora y la dirección ve un gran potencial para que crezcas en [transfer location]. El equipo directivo desea hacerle una oferta de ascenso a [new position] donde será responsable de [responsibilities of the position].
Esto le brindará la oportunidad de ampliar sus conocimientos al pasar de [current position] en [current location] a un nuevo puesto en [transfer location].
La empresa está aquí para ayudarle a usted y a su familia a trasladarse y readaptarse a su nuevo puesto ofreciéndole prestaciones por traslado. Esta carta resume ese apoyo en varios ámbitos.
Nuevo puesto de trabajo:
Nuevo Supervisor/Gerente:
Departamento:
Fecha efectiva de traslado:
Nuevas funciones:
Nuevas compensaciones/bonificaciones:
A continuación encontrará un resumen de las ventajas de traslado que se le ofrecen como parte de esta oferta.
Gastos de traslado
[Details of what the company will and will not cover.]
Mudanzas de enseres domésticos
[Moving expenses the company will or will not pay for.]
Ayuda a la comercialización de viviendas
[Info on home selling assistance]
Ayuda a la búsqueda de vivienda
[Explain which resources the company can provide]
Condiciones del acuerdo de reembolso
[Details of the repayment agreement that the employee is subject to]
Por favor, revise esta información lo antes posible. Puede ponerse en contacto directamente conmigo o con Recursos Humanos si tiene preguntas, comentarios o inquietudes. Le agradecería que aceptase o denegase este nuevo cargo a través de [desired date].
De,
[Sender’s position and name]
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Sam Hoey | CRP, GMS
Senior Vice President, Global Account Management Sam joined Global Mobility Solutions in 1996 and has a unique perspective with her 25 years of industry experience. Samantha offers her clients relocation expertise and a commitment to excellence in her. Her proficiency in orchestrating the BVO and GPO Programs, as well as relocation policy design and implementation, are invaluable assets to the accounts she manages. Her experience in administering Pre-Decision Relocation services to enhance the recruiting process further demonstrates her unique abilities to service her clients. Samantha’s diverse experience, leadership, and outstanding communication skills enable her to manage the relocation process for her clients with finesse and polished professionalism.
