Utilisez ces conseils et modèles pour une lettre d'offre d'affectation à la relocalisation
Une lettre de mutation ou une lettre d’offre de relocalisation est un document remis à un employé transféré dans un autre service, une autre branche ou un autre lieu de travail au sein du même employeur. Ces lettres permettent non seulement aux personnes transférées de faire preuve de courtoisie professionnelle au nom de l’entreprise, mais elles donnent également à l’employé transféré un aperçu de ce à quoi il peut s’attendre et des avantages qu’il retire du processus. Ces règles de base doivent permettre à l’employé qui déménage de comprendre tous les coûts et services auxquels il a droit pendant son déménagement.
Les grandes entreprises ou les entreprises qui déplacent souvent leurs employés ont plus que probablement des
politiques de relocalisation
en place. Il s’agit généralement de longs documents de 10 à 30 pages couvrant tous les aspects du protocole de relocalisation. Les entreprises qui peuvent avoir de telles politiques s’appuieront sur des lettres et des courriers électroniques personnalisés pour chaque employé désireux de déménager.
Voici quelques conseils pour rédiger une lettre d’offre de transfert d’employés, ainsi qu’un exemple de lettre d’offre de base.
Conseil 1 : Identifier le motif de l'offre de relocalisation
Même si l’employé le comprendra très probablement, vous devrez préciser dans la lettre d’offre pourquoi, comment et quand l’employé sera transféré. Cela facilitera la tenue des dossiers et permettra à l’employé de comprendre en profondeur pourquoi son poste est nécessaire dans le nouveau lieu de travail.
En donnant une explication spécifique par écrit à l’employé qui déménage, vous lui montrerez que vous vous souciez de lui. Cela soulagera également le stress de votre Service des ressources humaines parce que les employés connaissent tous les détails de la raison pour laquelle ils se verront proposer la relocalisation. Cela devrait permettre de préparer le terrain et de faire en sorte que les choses se passent bien dès le début.
Conseil n° 2 : indiquez la ou les dates exactes auxquelles le transfert aura lieu
Les entreprises ne peuvent pas s’attendre à ce qu’un employé déménage le lendemain, mais elles ne doivent pas non plus laisser à l’employé le soin de décider de la date de son transfert. Il est essentiel de fixer des dates et des délais réalistes pour le déménagement et l’installation de l’employé afin de garantir un transfert sans heurts.
Il convient également d’indiquer à ce stade de la lettre la durée pendant laquelle l’employé peut bénéficier des avantages liés à la réinstallation. Par exemple, de nombreuses entreprises accordent aux employés un nombre X de jours ou de mois pour utiliser la politique de relocalisation à court terme mentionnée dans la lettre de transfert. De nombreuses variables entrent en jeu lorsqu’un employé tente de déménager hors de l’État.
Conseil 3 : Fournir des noms et des coordonnées
L’employé transféré est probablement nerveux, mais enthousiaste à l’idée d’assumer ce nouveau rôle pour l’entreprise. Il est conseillé de fournir à l’employé le nom et les coordonnées directes de la personne à laquelle il devra rendre compte. Cela donnera à l’employé l’occasion de contacter le manager pour lui poser des questions ou lui faire part de ses inquiétudes concernant son nouveau poste. Cela permet également à l’employé de faire savoir à son nouveau manager s’il y a des obstacles dans le processus de relocalisation.
Inversement, il peut également être judicieux d’inciter le nouveau manager à prendre contact directement avec l’employé. Cette communication permettra au gestionnaire d’informer l’employé transféré de toute information nécessaire.
Conseil n° 4 : notez tous les détails du nouvel emploi de l'employé
L’employé doit être bien informé de cette étape, mais pour couvrir l’entreprise et l’employé, il est bon de dresser la liste de toutes les attentes, exigences, salaires (y compris les primes), avantages et tout ce qui sera différent pour l’employé une fois qu’il aura déménagé. Cela permet aux deux parties de disposer d’une documentation en cas de problème après le déménagement. Le fait d’être parfaitement clair à ce stade permet d’éviter toute rupture de communication par la suite.
Utilisez cet exemple de lettre de transfert de salarié
[Date]
[Sender’s Name]
[Sender’s Address]
Chère [Recipient’s Name],
Nous sommes satisfaits du travail que vous avez accompli avec nous jusqu’à présent et la direction voit en vous un grand potentiel de développement sur [transfer location]. L’équipe de direction souhaite vous proposer une promotion à [new position] où vous serez responsable de [responsibilities of the position].
Vous aurez ainsi l’occasion d’élargir votre éventail de compétences en passant du poste [current position] à [current location] à un nouveau poste à [transfer location].
L’entreprise est là pour vous aider, vous et votre famille, à déménager et à vous adapter à votre nouveau rôle en vous offrant des avantages liés à la réinstallation. Cette lettre résume ce soutien dans plusieurs domaines.
Nouveau titre du poste :
Nouveau Superviseur/Gestionnaire :
Département :
Date effective du transfert :
Nouvelles fonctions :
Nouvelles compensations/primes :
Vous trouverez ci-dessous un résumé des avantages liés à la réinstallation qui vous sont offerts dans le cadre de cette offre.
Frais de réinstallation
[Details of what the company will and will not cover.]
Déménagement de biens ménagers
[Moving expenses the company will or will not pay for.]
Aide à la commercialisation des produits d’origine
[Info on home selling assistance]
Aide à la recherche de logement
[Explain which resources the company can provide]
Conditions de l’accord de remboursement
[Details of the repayment agreement that the employee is subject to]
Veuillez consulter ces informations dès que possible. Vous pouvez me contacter directement ou contacter le service des ressources humaines si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations. Je vous saurais gré d’accepter ou de refuser ce nouveau poste à l’adresse [desired date].
De,
[Sender’s position and name]
GMS est là pour vous
Global Mobility Solutions (GMS) est un
leader dans le secteur de la relocalisation d’employés
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